Büroorganisation

Inspiriert von Frau Novemberregen und Herrn Wortmischer dachte ich mir: „Moment, wir hatten doch früher im Büro auch so eine geniale Lösung …“

Also, genial war sie genau für unser Sekretariat gewesen. Denn ich arbeitete Vollzeit, meine Kollegin war aber nur halbtags da. Das hieß, sie bekam nicht mit, was sich am Nachmittag noch alles im Büro abspielte, was neu hereinkam, an ToDos auflief und welche Infos uns erreichten. Das war nicht schlimm, so lange ich am nächsten Tag zur gewohnten Zeit im Büro war und sie über alles ins Bild setzen konnte. Aber wenn das einmal nicht der Fall war (U-Bahn! Arzt! Krank! Wasauchimmer!) – dann stand sie blöd da, und das war für uns beide unbefriedigend!

Typische Situation: 8.15 Uhr, *Telefongebimmel* *Meldespruch* „Ja, guten Morgen, Soundso mein Name, ich warte doch so dringend auf meinen Bericht, wo bleibt der denn?!?!“ Es beginnt hektisches Kramen in den Akten oder Herumfragen, am besten noch in Mantel und Mütze (weil man noch nicht mal zum Ausziehen kam), um die gewünschte Info zu liefern. Oder im schlechtesten Fall gar keine Auskunft geben zu können.

Blöd. Nicht unser Stil. Dienstleister-Gedanke und so. Wie stehen wir denn da?

Unsere Lösung war – ja, blödes Wort dafür – unser Superbuch. In unserem Fall eines von M*l*sk*ne, das auf der linken Seite den Kalender (7 Wochentage auf einem Blatt) und rechts eine linierte Seite hatte.
Diese linierte Seite teilten wir in zwei Spalten, „offen“ und „erledigt“. Links konnten wir fantastisch die Termine unterbringen (soooo viele hatten wir nicht). Unter „offen“ kam alles, was in dieser Woche zu erledigen war, soweit wir das schon wussten. Und bei „erledigt“ fand sich alles, was schon getan war: Was zum Beispiel in die Post gegegangen war, wer Angebote, E-Mails und Sonstiges bekommen hatte, dass der Getränkelieferdienst informiert war und – ganz wichtig – die Bitte vom Chef wie „Halten Sie mir den und den bis dann und dann vom Leib, ich brauch selber erst Input!“. Wir schrieben es auch da hinein, wenn wir irgendwelche Infos von außen zugetragen bekamen (Zuschüsse gibts dannunddann wieder, der ist bis dannunddann im Urlaub) – und mehr als einmal haben uns unsere detaillierten Notizen den Tag gerettet. („Wann wussten wir denn vondiesemundjenem?“ Lies: Sind wir schuld oder andere?)

Auch herrenlose Klebezettel kamen in dieses Buch. Und alles, was in der einen Woche nicht erledigt wurde, wurde in die nächste Woche übertragen.

Das hört sich jetzt ziemlich aufwendig an – war es aber in der Praxis gar nicht. Es braucht ja nur einige Sekunden, um zum Beispiel unter PA für Postausgang einen Namen zu schreiben.
Es dauerte ein bißchen, bis sich die Routine eingeschliffen hatte, alles gleich in das Buch einzutragen, aber als es lief, war es super. Alles steht an einem Ort, und wenn morgens um 8.00 Uhr schon das Telefon klingelte, genügte ein Blick, um zu wissen, dass der Bericht gestern rausging oder warum er eben noch nicht rausging. Kolleginnen zufrieden, Kunde zufrieden, Chef zufrieden. So wollten wir das.

Ich bin auch heute noch eine Verfechterin von „ein Ort für alles“, also darf mein Kalender gern viel Platz für Notizen haben. Nur in Ausnahmefällen schreibe ich eine Notiz ins Handy oder mache ein Foto von etwas.

 

 

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